Die vielen

2,5+ Jahre als Remote-Team: einige Lektionen aus Mosaik Education

COVID-19 hat bedeutende Änderungen für unsere Arbeitsweise zwischen Organisationen, innerhalb von Teams und als Einzelpersonen bedeutet - und dies wird wahrscheinlich auch weiterhin so bleiben. Mosaik Education wurde als Remote-Team gegründet. Hier einige Lehren aus unserer Erfahrung.

Ein paar Haftungsausschlüsse zu starten. Wir haben diese kurzen und hervorgehobenen Schlüsselbotschaften fett gedruckt, da viele Menschen Zeit für Kinder + Arbeit usw. haben. Entschuldigen Sie bitte die Kürze.

Zweitens ist dies keineswegs maßgebend, weder ist Mosaiks Fernerfahrung perfekt, noch sollten Sie damit rechnen, dass es Ihre ist. Tatsächlich hat uns das Schreiben dieses Blogs an viele Dinge erinnert, die wir tun sollten!

Schließlich werden viele der hervorgehobenen Grundsätze nicht neu sein, da sie gängige bewährte Verfahren sind. Betrachten Sie dies stattdessen als Grundvoraussetzung für die Neueinstellung Ihrer Arbeitsweise, um die Prinzipien Ihres Teams in einem Remote-Setup beizubehalten.

Hintergrund: Wie ist das Mosaik-Team aufgebaut?

Das Team von Mosaik ist eine Mischung aus Vollzeit- und Teilzeitmitarbeitern, Beratern, Freiwilligen und Beratern. Normalerweise arbeiten wir in drei oder vier Zeitzonen, obwohl wir gelegentlich sechs erreicht haben! Teammitglieder können zu jeder Tageszeit arbeiten, solange sie a) ihre gesamte Arbeit liefern und b) an den regulären Teambesprechungen teilnehmen.

Wir haben kein Hauptbüro. Während sich Teammitglieder manchmal vor Ort treffen, wenn sie sich in derselben Stadt befinden, werden 95% der Teamarbeit von Mosaik aus der Ferne erledigt. Stattdessen ist unser "Büro" eine Sammlung von Tools: Google Drive, Slack, Wobei, Zoom, Trello, Miro. Wir verwenden E-Mails so wenig wie möglich.

Lektion 1: Identifizieren und pflegen Sie Möglichkeiten, um Vertrauen und positive Beziehungen aufzubauen - vielleicht mehr, als Sie für nötig halten

Es ist wichtig, im Voraus anzuerkennen, dass es wirklich schwierig ist, die tägliche persönliche Interaktion wiederherzustellen. Für uns geht es also darum, zu verstehen, was wir aus der persönlichen Interaktion gewinnen, und einige kleine Änderungen zu identifizieren.

Nehmen Sie sich Zeit für soziale Interaktion, auch wenn sich dies leicht verändert anfühlt. Wenden Sie dies auf Einzelgespräche, Teambesprechungen und externe Besprechungen an. Manchmal ist es nützlich, einen Zweck aufzubauen oder dies für eine lange Lebensdauer zu "gamifizieren". Bei Mosaik haben wir zu Beginn unseres regulären Teammeetings einen zweiwöchentlichen Fotowettbewerb: Jeder teilt ein Bild aus den letzten zwei Wochen und das Team stimmt über das beste Bild ab. Wir haben dies kürzlich auf eine wöchentliche "Lockdown-Empfehlung" (Filme, Bücher, Musik, Podcasts usw.) umgestellt.

Manager, versuchen Sie, die soziale Interaktion nicht zu unterbrechen! Auch wenn es Ihre "wertvolle" Zeit verschlingt. Es wird sich langfristig auszahlen. "Aber wie viel Zeit?" du fragst. Es kommt darauf an, aber für Mosaik sieht dies normalerweise nach 10 bis 15 Minuten zu Beginn jeder Teambesprechung aus.

Das Gehirn kann bei der „ganzheitlichen“ Erinnerung sehr mächtig sein: Ereignisse wieder mit Emotionen, Geräuschen, Gerüchen und Objekten verbinden, die zu dieser Zeit vorhanden waren. Versuchen Sie, Dokumente, Geschichten, Aktivitäten aus kürzlich durchgeführten persönlichen Besprechungen als Teil zukünftiger Teamdiskussionen oder Aktivitäten, die Sie online durchführen, zu integrieren, um das Team dabei zu unterstützen, Einstellungen abzurufen, in denen sie persönlich interagierten.

Nutzen Sie die Gelegenheit, um die Werte Ihres Teams für ein Remote-Setup (wieder) festzulegen. Hyper Island hat dafür eine gute Aktivität. Auf diese Weise können Sie Herausforderungen der bevorstehenden Fernarbeit vorhersagen. Es kann den Teammitgliedern auch ein Gefühl der Eigenverantwortung und Identität geben, obwohl sie getrennt voneinander arbeiten.

Lektion 2: Die Zeit, die Sie mit dem Aufbau und den Normen der Fernkommunikation des Teams verbringen, ist eine lohnende Investition

Das richtige Setup für Ihr Team zu finden ist entscheidend, da die Art und Weise, wie das Team online kommuniziert, die gesamte Interaktion beeinflusst. Dies wirkt sich auch auf den Erfolg der Antworten auf die obige Lektion 1 aus. Ermutigen Sie also zu einem offenen Dialog über Werkzeuge und Praktiken - und kehren Sie zur Feinabstimmung immer wieder darauf zurück.

Ein Grundprinzip der Fernkommunikation besteht darin, dass Videoanrufe zu Engagement, Interaktion und Effizienz beitragen. Bei Mosaik versuchen wir, mindestens eine unserer Teambesprechungen pro Woche als Videoanruf zu planen. Es gibt jede Menge Blogs zur Etikette von Videoanrufen, daher werden wir hier nicht alles wiederholen. Aber hier sind drei Gedanken zu Videoanrufen, die wir für bedenkenswert halten:

  • Scheuen Sie sich nicht, Teammitglieder zu bitten, Video zu verwenden, wenn sie nur Audio verwenden. Würden Sie sich wohl fühlen, wenn Sie an einem persönlichen Meeting teilnehmen, bei dem eine Person beschlossen hat, hinter einem Bildschirm in der Ecke zu sprechen? Wahrscheinlich nicht.
  • Aber seien Sie ebenso verständnisvoll, wenn dies aufgrund von Faktoren, die außer Kontrolle geraten, nicht möglich ist. Mosaik hat Teammitglieder im Libanon, wo es tägliche Stromausfälle gibt, die konsistentes WLAN schwieriger machen.

Entwickeln Sie die Norm, über technische Störungen zu sprechen, und suchen Sie aktiv nach Lösungen. Es klingt offensichtlich, aber die Qualität von Anrufaudio ist für eine aussagekräftige Kommunikation von entscheidender Bedeutung, wird jedoch häufig beschönigt oder ignoriert. Die Priorisierung signalisiert auch, dass jeder Beitrag geschätzt wird, was besonders wichtig ist, wenn Sie remote arbeiten. Würden Sie mit einer persönlichen Besprechung fortfahren, wenn ein Teilnehmer nur die Hälfte des Gesprächs hören könnte, weil er draußen festsitzt und durch das Fenster schaut? Nein, das wäre sehr umständlich.

Aus Erfahrung haben wir festgestellt, dass eine Art von Videoanrufsoftware in bestimmten Ländern oder an bestimmten Tagen besser funktioniert. In der Vergangenheit haben wir ein Protokoll der Videoanrufpläne A, B und C erstellt, die durchlaufen werden sollen, falls einer nicht funktioniert. zB Zoom> wenn es nicht funktioniert, versuchen Sie es mit Wobei> wenn es nicht funktioniert, versuchen Sie es mit WhatsApp-Audioanrufen usw. Dies bedeutet, dass wir keine Zeit verlieren, über verschiedene Anwendungen nachzudenken

Ein weiteres nützliches Tool war das „Mosaik-Handbuch“ - ein kurzes Dokument mit Links zu den relevanten Tools und deren Zweck, Ordnern und Zeitpunkten für Besprechungen. Dies war besonders nützlich für Ferninduktionen (diese Idee wurde Jamie Pett, dem Gründer von LIDN, gestohlen).

Lektion 3: Bewahren Sie bewusst offene Räume für spontane Interaktion und Zusammenarbeit.

Die Spontanität, im selben Büro zu arbeiten, ist ein weiteres schwieriges Element. Remote-Teams müssen Raum, Zeit, Aktivitäten und (manchmal) Rollen erstellen, die eine spontane Interaktion und Zusammenarbeit ermöglichen.

Bei Mosaik versuchen wir, Slack zum Raum für Diskussionen, Reaktionen und informelle Interaktion zu machen. Wir haben versucht, eine Norm für die Verwendung öffentlicher Kanäle auf Slack als Standard festzulegen, außer wenn dies a) unangemessen ist (z. B. Personalprobleme) oder b) geringfügige Logistik erfordert (z. B. wann soll dieser Zoom-Aufruf erfolgen?). Auf diese Weise können andere Informationen einbinden oder auf Informationen reagieren, die zwischen Teammitgliedern weitergegeben werden. Dies ist jedoch nicht immer erfolgreich oder konsequent.

Weitere Ideen, die wir ausprobiert haben, sind ein Erfolg / Highlight der Woche auf dem Slack # general-Kanal, um Verbindungen und Interaktion zwischen allen Arbeitsbereichen zu fördern. Das funktioniert, ist aber schwer zu halten. Wir haben auch versucht, Mosaik-Bürozeiten zu schaffen, in denen Einzelpersonen über WhatsApp / Skype für einen schnellen Anruf erreichbar sind. Dies funktionierte bei uns nicht, da sich die Zeitpläne mit den vielen Teilzeitrollen und Zeitzonen ständig änderten. Aber es könnte für Sie funktionieren.

Überlegen Sie, wer als Integrator der Teamkommunikation fungieren kann, anstatt denselben physischen Raum zu teilen. Manchmal ist dies der Manager, oder es können eine oder mehrere Teammitgliederrollen sein, um Informationen zwischen digitalen Räumen zu verbinden und weiterzuleiten.

Unabhängig davon, welche Ideen Sie haben, müssen sich Manager Zeit nehmen, um die Normen durch ihre eigenen Handlungen und die Ermutigung anderer festzulegen und aufrechtzuerhalten

Ein Risiko, das hier hervorgehoben werden muss: Alle Mitglieder des Teams müssen sich vor Interaktionen hüten, die minimal oder zu informell sind. E-Mails oder Nachrichten, bei denen es sich um Antworten mit einem Wort handelt, können dem Empfänger das Gefühl geben, dass seine Arbeit / Eingabe nicht bewertet wird, wenn keine Beziehung aufgebaut wurde, die eine schnelle informelle Kommunikation ermöglicht.

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Wir hoffen, dass dies eine oder zwei Ideen für Ihre eigenen Teams ausgelöst hat. Fühlen Sie sich frei, unten mit anderen Ideen zu kommentieren, die Sie sich einfallen lassen.

In der Zwischenzeit pass auf dich auf!

Das Mosaik-Team